Direktionens protokoll 26 mars 2024

Söderåsens Miljöförbund, Storgatan 50 C, Klippan kl 08.30

Beslutande:

William Garpenholm (VF) vice ordf.

Agneta Sörensson (M)

Tonny Svensson (M)

Torbjörn Ekelund (L) tjg.ers.

Kerstin Gustafsson-Andersson (C)

Theresa Rosbäck (M) Ordf.

Kent Hamacek (VIP)

Arne Silfvergren (S)

Ej tjänstgörande:

Kent Lodesjö (S)

Conny Törnkrantz (SD)

Valter Titusson (S)

Gunnar Edvardsson (KD) §§ 20--26

Deltagande:

Charlotte Leander, miljöchef

Suzanne Eckerström, sekreterare

Helena Hager Enert, avd.chef Livsmedel o åldersbegr.varor & Hälsoskydd

Ola Öberg, avdelningschef Miljöskydd, Mark & Vatten

Alexander Lindskog, miljöinspektör § 23

Lars-Olof Strand, miljöinspektör § 24

Sara Wallenius, praktikant

Utses att justera:

Arne Silfvergren (S)

Justeringens plats:

Torsdag den 28 mars 2024, kl 12.00 - Digital justering.

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på förbundets hemsida.

Organ: Direktionen för Söderåsens Miljöförbund

Sammanträdesdatum: 26 mars 2024

Datum då anslaget sätts upp: 2024-04-02

Datum då anslaget tas ner: 2024-04-23

Förvaringsplats för protokollet: Miljöförbundets arkiv

Underskrift: Suzanne Eckerström

Direktionens beslut

Arne Silfvergren (S) utses att justera dagens protokoll. Protokollet justeras torsdag den 28 mars 2024, kl 12.00.

Direktionens beslut

Dagordningen godkänns.

Direktionens beslut

Direktionen godkänner årsredovisningen för år 2023 som översändes till revisionen för granskning och till medlemskommunerna för kännedom.
Direktionen vill förtydliga och skicka ett meddelande till medlemskommunerna att: Någon ekonomisk uppgörelse med Bjuv blev inte klar under året och förbundet levde fortsatt med osäkerheten kring detta, vilket påverkade förbundets resultat kraftigt negativt.

Hela direktionen lämnar bifall till beslutet.

Beskrivning av ärendet

Söderåsens miljöförbund har under året varit kraftigt påverkat av att Bjuvs kommun lämnat samarbetet och att det funnits stora förväntningar på att anpassningar och effektiviseringar av verksamheten genomförs. De snabba förändringarna som krävs i och med att Bjuv med kort varsel lämnat förbundet gör dock att förbundet inte har varit i ekonomisk balans. Samtidigt som dessa anpassningar skett har det funnits särskilt fokus på verksamhetsutveckling som både efterfrågas av kommunerna och är lagstyrd såsom övergång till efterdebitering.

• Det finansiella målet, att förbundet ska ha ett överskott på 1,5 % av omsättningen, har inte uppnåtts. Resultatet hamnar på ett underskott på 1 291 tkr.
• Livsmedelsverkets nya omklassningsmodell har administrerats under 2023. Totalt 450 verksamheter. Så sent som i december blev de sista omklassningarna klara. Att vi blir klara i tid med omklassningarna betyder att vi kan se hela vår plan för 2024 med rätt antal kontroller per år och vilket år kontrollerna ska ligga vilket gör att vi kan lägga vårt fokus på tillsyn och inte eftersläpande administration.
• Vid våra dricksvattenkontroller ser vi att det finns stora utmaningar i flera av våra kommuner där det finns kvalitetsbrister i råvattnet eller brister med själva vattenverken. Det har framkommit att rester av bekämpningsmedel har hittats i flertalet råvattentäkter och provresultaten visar halter över gällande gränsvärdet för N,N-Dimethylsulfamide. Detta har medfört att miljöförbundet har ställt krav på verksamhetsutövaren att utfärda åtgärder. NSVA arbetar att få fram nya brunnar med rent råvatten. Miljöförbundet följer upp NSVAs arbete fortlöpande för att säkerställa att verksamheten följer de beslut som tagits av miljöförbundet.
• Under 2023 har vi hanterat tio RASFF (livsmedelslarm). De flesta larm har handlat om återkallelse av livsmedel i butiker.
• Under sommaren har vi gjort kontrollköp av åldersbegränsade varor. 39 verksamheter fick ett kontrollköp. Resultatet visade att 22 butiker eller kiosker sålde åldersbegränsade varor utan att kontrollera legitimation. Detta resultat var mycket dåligt.
• Under 2023 har gruppen fått in 14 klagomål på åldersbegränsade varor. Klagomålen handlar främst om försäljning av produkter till minderåriga. Flest klagomål har inkommit på tillsynsområdet e-cigaretter. Miljöförbundet behöver få in dessa klagomål för att kunna se ett mönster i vilka verksamheter som antas inte sköter sig och kunna rikta mer tillsyn på dessa verksamheter. Trots det är klagomålen väldigt svåra för miljöförbundet att bevisa då endast polisen får utföra legitimationskontroll.
• Miljöförbundet har under 2023 samarbetat med brottsförebyggande rådet i Örkelljunga och tagit fram informationsblad om åldersbegränsade varor som skickats ut till alla vårdnadshavare. Utskicket har genomförts i alla medlemskommuner.
• Under året har fyra nyhetsbrev skickats ut till verksamheterna via e-post samt lagts ut på vår hemsida. Nyhetsbreven innehåller bra information om nyheter inom de olika områdena för åldersbegränsade varor, information om lagstiftning, taxor och länkar till myndigheternas hemsidor. Nyhetsbreven är en ren service till verksamheterna som de själva väljer att ta del av om de vill vara med i vad som händer och är på gång.
• Inom tillsynsområdet rökfria miljöer har vi utfört totalt 39 inspektioner på skolgårdar, tillsyn på 63 allmänna platser och 125 kontroller på rökfria miljöer.
• Inom hälsoskyddstillsynen har vi kontrollerat 31 grundskolor, 21 fritidshem och 11 gymnasium. Vi inte var helt nöjda med alla verksamheter och vi krävde en del kompletteringar från verksamheterna så som mätresultat för radon och protokoll för ventilation, OVK. Det har varit trögt att få in dessa kompletteringar.
• Under hösten 2023 utförde hyresgästföreningen en stor utredning på en av de största fastighetsägarna i Perstorps kommun. Detta blev väldigt medialt. Miljöförbundet har nu pågående ärenden på flera fastigheter. Ärendena tar lång tid och fastighetsägaren är inte särskilt proaktiv, vilket gör att miljöförbundet troligtvis kommer behöva använda sanktioner för att få de handlingar och åtgärder som krävs.
• Under 2023 har vi gjort tillsyn på tillfälliga boenden. Tio verksamheter besöktes, de flesta verksamheter behövde komplettera eller inkomma med uppgifter. Det var flera olika brister som noterades, bland annat dokumentation av miljöfarligt avfall, invallning av kemikalier, varmvattentemperaturer som var för låga och kemikalieförteckning som saknades.
• Under hösten startade tillsynen av lokaler för vård och omsorg, sex vårdboende inom äldreomsorg och LSS besöktes i Klippans kommun. Tillsynen ska fortsätta under våren 2024. Vi kan se en trend gällande denna bransch att det byts ut chefer kontinuerligt och de nya cheferna har en kunskapsbrist om att de är ytterst ansvariga för att säkerställa så att rutiner för kontroll och underhåll av lokalerna följs.
• Inom miljö har lagts fokus på verksamheternas grundläggande kunskap om dagvattenhantering, dagvattennätet inom deras verksamhetsområde (fastighet) och vilka rutiner man har för skötsel och riskbedömning. Utsläpp via dagvatten kan vara en påtaglig källa för föroreningar i ytvatten och genom att lyfta frågan vid tillsynsbesök så ökar eller säkerställer vi kunskapen hos verksamhetsutövarna så att de kan vidta ändamålsenliga åtgärder för att minimera denna belastning på recipienterna.
• Förutom sedvanlig tillsyn på våra lantbruksföretag har gruppen under året haft tillsynsfocus på växthusföretag. Tillsynen har i vissa fall lett till föreläggande. Vanliga brister har varit förvaring av kemikalier, avfallshantering samt ej kontrollerade cisterner. Även avsaknad av dokumentation är en återkommande brist hos den här typen av företag.
• Arbetet med avloppsansökningar har fortgått kontinuerligt och tagit i anspråk en stor del av personalresurserna inom avloppsgruppen. För år 2023 beräknade vi att miljöförbundet skulle få in 90 avloppsansökningar samt anmälningar och totalt inkom 115 stycken. Vi ser dessa ärenden som prioriterade.
• Miljöförbundet utför mätning av bakgrundsstrålning i samtliga fyra medlemskommuner enligt Strålsäkerhetsmyndighetens anvisningar. Mätning sker sedan i höstas var tredje månad i stället för var sjunde månad som det var tidigare. Detta är med anledning av kriget i Ukraina och det förhöjda säkerhetsläget som vi har i Sverige.
• Energi- och klimatrådgivningen (EKR) har som uppdrag att rådge privatpersoner, organisationer och små och medelstora företag i energi- och klimatfrågor. Inkommande rådgivning har minskat jämfört med rekordåret 2022, men ligger på högre nivå än under 2021. Avmattningen märktes främst under sommarmånaderna och i början av hösten. Solceller och värmepumpar är fortfarande de största frågorna. Intresset för batterilager samt att gå igenom och sammanställa solcellsofferter har ökat.
• Förbundet har fått en ny hemsida, bland annat möjlighet för politikerna att på ett säkert sätt att hämta sina handlingar inför möten. Sedan lanseringen 1 mars så har hemsidan besökts drygt 12 800 gånger. Ett verktyg för digital justering av protokoll har införskaffats. Arbetet med framtagande av e-tjänster fortgår men är utmanande.

Sammanfattningsvis har miljöförbundet varit starkt utmanad av det korta varslet varmed övriga medlemskommuner kom överens med Bjuv att Bjuv skulle lämna förbundet inför årsskiftet 2022/2023. Någon ekonomisk uppgörelse med Bjuv blev inte klar under året och förbundet lever fortsatt med osäkerheten kring detta. Därtill har förändringen inneburit en stor volymmässig förändring av redan planerad och resurssatt verksamhet. Denna obalans tillsammans med underfinansierad taxa samt brist på resurser för skattepliktig verksamhet ger effekt på resultatet, såväl det verksamhetsmässiga som ekonomiska.

Planerad tillsyn har påverkats jämfört med ett normalår. Detta innebär bland annat att remisser till kommunerna har inte besvarats. Även möjligheten att samverka med andra myndigheter till exempel polis, tull och skatteverk har reducerats.

Genom minskad tillsyn förlorade också myndigheten möjlighet att få kunskap om missförhållanden och möjlighet att ställa krav på åtgärder. Detta har ökat risken för människors hälsa eller att de blivit lurade, att gifter har nått miljön och att förbjuden försäljning genomförts.

Förutsättningar att hävda särskilda skäl

Direktionen har löpande under året fått redovisning av förbundets ekonomi. Vid redovisning av ekonomisk uppföljning i december pekade prognosen på att helårsresultatet skulle bli negativt, på mer än 1 mkr.

Direktionen beslutade på sammanträde den 12 december 2023 §82 att ge förvaltningen i uppdrag att, på grund av den uppkomna situationen i och med Bjuvs kommuns utträde, undersöka om detta kan föranleda att man kan hävda särskilda skäl för att slippa balanskravet.

Efter att ha inhämtat upplysningar från förbundets auktoriserade revisorer, avråds direktionen att fatta beslut om att hävda särskilda skäl.

Synnerliga skäl ska enligt revisorernas uppfattning endast tillämpas i undantagsfall och det ska vara klart och tydligt att samtliga aspekter för att uppfylla synnerliga skäl uppfylls.

Orsaken till underskottet är inte avgörande i detta fall, det vill säga att Bjuvs utträde nog skulle kunna motiveras vara så speciellt. Däremot bedöms det vara ytterst svårt att motivera att förbundet har en stark finansiell ställning som kan ge skäl för att underskotten inte behöver återställas. Ekonomin har under senare år varit osäker och är det även framåtriktat. Förbundet har även ett eget kapital som är relativt lågt sett till omsättningen av verksamheten, vilket gör att förbundet känns sårbart vid större oförutsedda händelser.

Väljer förbundet att hävda särskilda skäl kommer de auktoriserade revisorerna att vara av en annan uppfattning.

Underlag

Tjänsteutlåtande daterat 2024-03-13

Ärendegång:

Samtliga i direktionen kom efter gemensam diskussion fram till att man vill förtydliga beslutet genom att skicka ett meddelande till medlemskommunerna om att: Någon ekonomisk uppgörelse med Bjuv blev inte klar under året och förbundet levde fortsatt med osäkerheten kring detta, vilket påverkade förbundets resultat kraftigt negativt.

Hela direktionen yrkar bifall till beslutet.

Expediering

Beslutet skickas till:
Revisorerna för Söderåsens miljöförbund
Medlemskommunerna.

Bilagor:

Årsredovisning 2023 med bilagor

Direktionens beslut

Direktionen godkänner redovisningen av utredningen och analysen; av förutsättningar för att miljöförbundet långsiktigt ska ha en ekonomi i balans och samtidigt utöka tiden för service och myndighetsutövning som endast kan bekostas med skattemedel.

Direktionen beslutar att översända analysen till medlemskommunerna.

Direktionen beslutar att Söderåsens miljöförbund åter ska besvara remisser.

Direktionen beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram underlag för att tillställa medlemskommunerna en begäran om höjning av medlemsbidrag.

Direktionen beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på modell för återföring av eget kapital till medlemskommunerna som överstiger en viss procent av omsättningen.

Underlaget och förslaget ska redovisas till Direktionen senast den 31 maj 2024.

Ärendebeskrivning och sammanfattning

Bjuv lämnade samarbetet inom miljöförbundet vid årsskiftet 2022/2023. Detta skapade nya ekonomiska förutsättningar för miljöförbundet. Någon ekonomisk kompensation har inte utgått till förbundet. Miljöförbundets ekonomi har därmed kommit i obalans. Direktionen beslutade under våren 2023 om en handlingsplan för att få ekonomin i balans. Detta har fått konsekvenser för tillsynen mot enskilda och för kommunerna själva vilket skapat slitningar mellan medlemskommunerna och miljöförbundet.

Miljöförbundets ekonomi behöver komma i balans och förtroendet mellan medlemskommunerna och kommunerna behöver återställas.

För att skapa förtroende behöver Direktionen omgående besluta om att besvara remisser och att ta fram riktlinjer för att möjliggöra återföring av medlemsbidrag till kommunerna.

Medlemskommunerna behöver förutom redan begärda taxehöjningar även öka medlemsbidraget till miljöförbundet för att ge förbundet en långsikt ekonomisk stabilitet, planeringshorisont och möjlighet att låta servicenivån öka och återgå till tidigare nivåer.

Skäl till beslut

Direktionen beslutade på sammanträdet den 6 februari 2024, § 9 att ge förvaltningen i uppdrag att analysera förutsättningar och föreslå möjliga åtgärder, för att Söderåsens miljöförbund långsiktigt ska ha en ekonomi i balans och samtidig utöka tiden för service och myndighetsutövning som endast kan bekostas med skattemedel.

Analysen visar att dagens situation inte är långsiktigt hållbar och inte ger förut-sättningar för en ekonomi i balans, och samtidigt ha tillräcklig tid för service och myndighetsutövning som endast kan bekostas med skattemedel. Miljöförbundet har behov av medlemskommunernas förtroende samt att medlemskommunerna skapar förutsättningar för en långsiktig planeringshorisont och stabila ekonomiska förut-sättningar för förbundets verksamhet.

Direktionen bör godkänna redovisningen av utredningen och analysen och översända den till medlemskommunerna.

För att motverka den akuta handläggningsbristen och stärka förtroendet, bör Direktionen genast tillmötesgå kommunernas önskemål och det allmännas behov av att besvara remisser. Parallellt riskerar åtgärden dock att ge en negativ påverkan på förbundets ekonomi. Samtidigt är förändringen efterfrågad även i förvaltningen och skapar arbetsglädje. Genom att Direktionen begär höjning av medlemsbidraget finns förutsättningar för att den negativa ekonomiska effekten blir kortsiktig. Direktionen bör därför handla i god tro. Det är viktigt att vidta steg för att återuppbygga förtroendet mellan medlemskommunerna och Direktionen.

Direktionen bör ge förvaltningen i uppdrag att ta fram underlag för att tillställa medlemskommunerna en begäran om höjning av medlemsbidrag.

Direktionen bör ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på modell för återföring av eget kapital till medlemskommunerna överstigande en viss procent av omsättningen.

Ärendegång

Torbjörn Ekelund (L) yrkar bifall till förslaget och yrkar dessutom att: Begäran om engångskapitaltillskott skall finnas med när direktionen går fram med begäran om höjning av medlemsbidraget.
Förslaget och tilläggsyrkandet bifalles av samtliga.

Underlag

Tjänsteutlåtande daterat 2024-03-13

Expediering

Beslutet skickas till medlemskommunerna

Direktionens beslut

Direktionen beslutar att godkänna budgetramen för 2025 samt översända förslag till mål och budgetram för år 2025 till medlemskommunerna för samråd.

Beskrivning av ärendet

Direktionen ska för varje år fastställa mål och budgetram för nästkommande år. Innan beslut ska förslaget översändas till medlemskommunerna för samråd.

Budgetramen är baserad på förslag till intern budget 2024 och flerårsbudget 2025-2026 som antogs av direktionen 2023-12-12 § 84.

För att ge förutsättningar för en budget i balans, innebär förslaget till budgetramen höjning av medlemsbidraget med 10 % utöver index.

Bakgrund

Som konsekvens av att Bjuv den 31 december 2022 lämnat samarbetet inom miljöförbundet och verksamheten krympt, har förbundets ekonomi kommit i obalans. Detta då OH-kostnader ska fördelas på färre tillsynstimmar samtidigt som medlemsbidraget och taxorna hittills hållits oförändrade. Verksamheten har blivit underfinansierad. Direktionen har behövt vidta kompensatoriska åtgärder och beslutade under våren 2023 om en handlingsplan för en ekonomi i balans. Handlingsplanen innebär bortprioriteringar i verksamheten inom det skattefinansierade området. De frigjorda resurserna har flyttats till det avgiftsfinansierade området för att öka förbundets intäkter och få en budget i balans. Prioriteringarna i verksamheten, har skett med målsättningen att riskerna för människors hälsa och miljö ska bli så små som möjligt. Bortprioriterade uppdrag sker med målsättning att myndigheten förhoppningsvis kompromissar så lite som möjligt med sitt lagstadgade samhällsuppdrag. Samtidigt ger prioriteringen en negativ påverkan på tillsyn som endast kan skattefinansieras och på servicen som också är skattefinansierad.

Detta har fått konsekvenser både för myndighetsutövningen mot enskilda och för kommunerna själva, vilket skapat slitningar mellan medlemskommunerna och miljöförbundet.

Miljöförbundet bedömer att situationen inte är långsiktigt hållbar och inte ger förutsättningar för en ekonomi i balans och samtidig utöka tiden för service och myndighetsutövning som endast kan bekostas med skattemedel.

Miljöförbundet har behov av medlemskommunernas förtroende samt att
medlemskommunerna skapar förut-sättningar för en långsiktig planeringshorisont och stabila ekonomiska förutsättningar för förbundets verksamhet. Inte minst viktigt är att kunna erbjuda personalen de bästa förutsättningarna och möjlighet att känna sig trygg med sin anställning.

Tidigare granskningar, utredningar samt förbundets löpande redovisningar visar att myndigheten är rättssäker, effektiv och utvecklingsfokuserad. Samtidigt är verksamheten fortsatt ifrågasatt och bristen på arbetsro skapar stress och hög personalomsättning. Verksamheten har också brist på ekonomiska resurser som konsekvens av Bjuvs utträde och att kompensation uteblivit

Höjning av taxorna

Taxornas timavgift har sedan Bjuvs utträde varit underfinansierade och ej uppnått 100% kostnadstäckning, då OH-kostnader har fördelats på färre antal timmar än tidigare. Direktionen beslutade därför på sammanträdet den 7 november 2023, § 74 att föreslå kommunfullmäktige i medlemskommunerna att revidera samtliga taxor (timavgifter) för prövning, tillsyn och kontroll. Revideringen innebär en höjning med 10 % utöver den årliga indexhöjningen och föreslås börja gälla från den 1 april 2024. Höjningen har fastställts av alla medlemskommuners kommunfullmäktige.

Konsekvensen av höjningen blir ökade kostnader på de företag, verksamheter och privatpersoner som förbundet utövar tillsyn på och där tillsynen är avgiftsfinansierad. Samtidigt kan förbundet nu uppfylla kraven i förbundsordningen § 11, att förbundet ska verka för att avgiftsnivån (timtaxan) för kontroll och tillsyn ska uppnå 100 procent kostnadstäckning.

Medlemsbidraget

Medlemsavgiften ska täcka övriga handläggningstimmar som inte bekostas med avgifter.

Kostnaden per handläggningstimme är densamma oavsett om den kan avgiftsfinansieras eller bekostas med skattemedel. Timavgiften baseras på kostnaden som myndigheten/ miljöförbundet i genomsnitt har per timme för den handläggning som utförs. I likhet med timavgiften som debiteras mot kund, finns ett motsvarande behov av att höja med¬lemsavgiften med 10 % utöver index på motsvarande sätt som taxan, om dessa ska täcka ökade handläggningskostnader per timme med anledning av att Bjuv har lämnat. Basen för att bära relativt statiska OH-kostnader har minskat möjligheten att göra viss utveckling av myndighetens uppdrag på områden som endast kan skattefinansieras på motsvarande sätt som sker i flera andra kommuner. I dessa kommuner satsas det på brottsförebyggande myndighetsarbete och miljöförvaltningens bidrag ses som en viktig insats för dessa kommuner.

Konsekvenserna med höjt medlemsbidrag skulle innebära ökade kostnader för kommunerna. Samtidigt av jämförelse i Kolada där uppgifterna hämtas från SCB på kommunernas räkenskapssammanställning, är den kommunala finansieringen av miljöförbundets verksamhet låg i jämförelse med många andra kommuner. Kostnaden för miljöförbundets myndighetsutövning är någon promille av kommunens hela budget. Även med ett ökat kommunbidrag kommer fortsatt kommunernas kostnader att vara låga i jämförelse med andra kommuner.

Konsekvensen av höjt medlemsbidrag innebär också att miljöförbundet kan återgå eller förstärka myndighetsutövning som endast kan bekostas med skattemedel. Detta gäller då exempelvis tillsyn av rökfria miljöer, tillsyn på marknader och festivaler, besvarande av bygglovsremisser, besvarande av remisser detalj- eller översiktsplaner, deltagande på planmöte, deltagande på LOTS, uppdatera register, öka tiden för rådgivning och service till allmänheten, besvara remisser till övriga remissinstanser (tillståndsansökningar för miljöfarliga verksamheter, ny lagstiftning m.m) och återta eller öka samverkan med polis, skattemyndighet, räddningstjänst, alkoholhandläggare samt ta fram informationsblad eller nyhetsbrev till verksamhetsutövare inom olika branscher.

Budgetram 2025

Övergripande mål för 2025

• Miljöförbundet skall verka för en hållbar utveckling, både i sin roll som stöd åt medlemskommunerna och i sin myndighetsroll
• Tillsynen skall vara riskbaserad och främst vara förebyggande
• Förbundet skall inom medlemskommunerna bedriva en effektiv, rättvis och rättssäker myndighetsutövning. Verksamheten skall kännetecknas av kunskap, tydlighet och ett gott bemötande.

Mål för personal 2025

• Förbundet skall vara en arbetsplats där personalen trivs och känner stolthet över det vi presterar. Gemenskap, trygghet och arbetsglädje är grunden för ett gott arbete.
• Alla medarbetare skall ges möjlighet till utveckling

Finansiellt mål 2025

• Avgifter (timtaxan) för kontroll och tillsyn ska uppnå full kostnadstäckning.
• Överskottmålet på 1,5% av omsättningen ligger kvar till dess ny förbundsordning antas.

Budgetram 2025

• Budgetram för 2025 beräknas på en omsättning av 22 mkr.
• Ökad K-faktor med 0,6 % (beräknad PKV index 2024)
• Medlemsbidrag med 187 kr/invånare.
  

Underlag

Tjänsteutlåtande daterat 2024-03-19

Ärendegång

Torbjörn Ekelund (L) yrkar bifall till föreslaget beslut.

Bilaga

Budgetram 2025

Expediering

Beslutet skickas till: Medlemskommunerna

Direktionens beslut

Direktionen för Söderåsens miljöförbund beslutar

att personalrelaterade dokument med automatiserade processer i ett digitalt personalarkiv i första hand ska signeras digitalt

att digitalt signerade personalrelaterade dokument ska räknas som original

att gallra inskannade handlingar utifrån angivna regler

att gallring av inskannade handlingar gäller från det att beslutet fattas.

Beskrivning av ärendet

Söderåsens miljöförbund köper HR-tjänster av Klippans kommun och följer de rutiner och utnyttjar de system som kommunen tillhandahåller. Därigenom också de tjänster som samarbetet inom familjen Helsingborg genom HR-servicecenter erbjuder. Samarbete har skett sedan förbundets start år 2009 och erbjuder förbundet tillgång till kompetens, stöd, rutiner och verksamhetssystem som förbundet själva inte kunnat trygga på ett kostnads-effektivt sätt.

Nu förändrar Klippans kommun sitt HR-arkiv och miljöförbundet behöver anpassa sig till detta.

Klippans kommuns ledningsgrupp fattade 2023-04-24 beslut om inköp av ett digitalt personalarkiv för att möjliggöra e-arkivering av personalrelaterade dokument i syfte att effektivisera arbetet med dessa. Med en säker, behörighetsbaserad och effektiv digital hantering av personalrelaterade dokument frigör vi tid för kommunens chefer samt får en förbättrad juridisk följsamhet kopplat till Arkivlagen och LAS då berörda dokument omedelbart kommer att finnas i det digitala personalarkivet, samt en högre informationssäkerhet då personuppgifter endast finns i den digitala personakten vars åtkomst blir behörighetsstyrd.

Införandet av det digitala personalarkivet MicroWeb innebär en ökad digitalisering. Detta ligger i linje med kommunens digitaliseringsprocess och, som uttrycks i Kommunstyrelsens beslut 2021-06-09 § 78: ”Genom att minska vår pappershantering får vi bättre kontroll på vår information, minskad pappersförbrukning och en effektivare administration.”

I införandet av MicroWeb ingår digitalisering och automatisering av dokumenthanteringen i samband med anställning, lönetillägg, uppsägning, semesterväxling, 80/100-pensionslösning, arbetsmiljödelegering och individrelaterade dokument till exempel vid medarbetarsamtal.

Efter att införandet är klart kommer berörda parter att skriva under relevanta dokument digitalt, varför pappersoriginal kommer att upphöra. Hanteringen av dessa digitala dokument kommer att följa beslutad informationshanteringsplan och därmed bevaras och gallras i enlighet med denna. Som kommunens arkivmyndighet behövs kommunstyrelsens beslut för detta.

De fysiska dokument som finns i HRs närarkiv idag tillhör pågående anställningar. Tanken är att dessa dokument ska skannas in och därefter bevaras endast i digital form. Dokumenten i sin digitala form ska även fortsättningsvis följa det ramverk som kommunens informationshanteringsplan och miljöförbundets dokumenthanteringsplan utgör.

I Kommunjuristens PM inför kommunstyrelsens beslut om gallring av pappershandlingar efter inskanning till ärendehanteringssystem Evolution beskrivs det förhållningssätt och förfarande som avses användas även vid digitalisering av befintliga fysiska personalarkivet (PM Gallring av pappershandlingar efter skanning, KS 2021-0208). För de avtal som idag finns i det fysiska arkivet finns inget lagkrav att ha dem i fysisk form. Se till exempel Lawlines svar på frågan ”Digitalisering av personalens akter – måste något sparas i original?”: ”…Vad gäller personals handlingar så som anställningsavtal, finns det inga krav på att handlingarna måste arkiveras i pappersformat. Lagen innehåller inte några sådana regleringar…”. Källa: Digitalisering av personalens akter - måste något sparas i original? (lawline.se).

Eftersom ändring av medium (från pappersform till digital form) räknas som en gallring, krävs ett gallringsbeslut av kommunens arkivmyndighet kommunstyrelsen.

Skäl till beslut

Klippans kommun förändrar sitt HR-arkiv och miljöförbundet behöver anpassa sig till detta.

Direktionen för Söderåsens miljöförbund bör därför besluta
att personalrelaterade dokument med automatiserade processer i ett digitalt personalarkiv i första hand ska signeras digitalt att digitalt signerade personalrelaterade dokument ska räknas som original att gallra inskannade handlingar utifrån angivna regler att gallring av inskannade handlingar gäller från det att beslutet fattas.

Underlag

Tjänsteskrivelse daterad 2024-03-13

Expedieras till

Klippans kommun, HR-avdelningen

Direktionens beslut

Söderåsens miljöförbund förbjuder Fastighetsägare, att från och med 6 månader efter att detta beslut vunnit laga kraft släppa ut spillvatten från WC och BDT till den bristfälliga avloppsanläggningen på fastigheten Fastighet, med adress Adress, Perstorps kommun.

Miljöförbundet beslutar att förena förbudet med ett vite på 100 000 kronor.

Beskrivning av ärendet

Med anledning av en inventering av enskilda avlopp har Söderåsens miljöförbund gjort en inspektion av avloppsanläggningen. Inspektionen gjordes den 21 oktober 2016. Under inspektionen framkom att det på fastigheten finns en permanentbostad med indraget vatten och avlopp för WC och BDT (bad-, disk- och tvättvatten).

Den enda del av avloppet som kunde hittas vid inspektionstillfället var en slamavskiljare i betong. Slamnivån stod högt i denna och tydliga spår av tidigare översvämning kunde ses på dess väggar och inloppsrör. Inga kammaravskiljande väggar kunde ses vilket antyder att slamavskiljaren antingen är en enkammarbrunn eller en trekammarbrunn som översvämmats till följd av igensättning av eventuell efterföljande rening.

Den 1 december 2016 beslutade Söderåsens miljöförbund om förbud mot att släppa ut spillvatten från WC och BDT till den bristfälliga avloppsanläggningen på fastigheten. Förbudet trädde i kraft den 1 december 2018. Den 23 januari 2019 beslutade Söderåsens miljöförbund om ett nytt förbud, denna gång förenat med ett vite på 50 000 kr, mot att släppa ut spillvatten från WC och BDT till den bristfälliga avloppsanläggningen på fastigheten. Detta förbud trädde i kraft 29 december 2020. Ingen ansökan för ny avloppsanläggning har inkommit.

Skäl för beslutet

Beslutet tas med stöd av 26 kap. 9 och 14 §§ miljöbalken (1998:808) med hänvisning till 2 kap. 3 § och 9 kap. 7 § samma balk, samt 12 § Förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd.

Avloppsanläggningen på fastigheten Fastighet, Adress, uppfyller inte de krav som ställs i miljöbalken och följdförfattningar. Anläggningen ger en otillfredsställande rening av suspenderad substans, organiska ämnen, näringsämnen och bakterier. Vitesbeloppet bedöms rimligt med hänsyn till kostnaden för att åtgärda avloppsanläggningen.

Underlag

Tjänsteutlåtande daterat 2024-02-19

Avgift

Allt arbete som inspektören lägger ner för handläggning och tillsyn av ert ärende debiteras i efterhand. Du kan läsa mer om avgifter och taxor på www.smfo.se/avgifter. Beslut om avgift skickas separat.

Expediering

Beslutet skickas med delgivningskvitto till:
Fastighetsägare

Besvärshänvisning bifogas

Direktionens beslut

Direktionen noterar informationen och lägger den till handlingarna.

Ärendebeskrivning

• Ordförande redogjorde för Medlemssamrådets möte som var den 12 mars 2024.
• Charlotte Leander presenterade svar och analys av svaren på enkäten som gått ut till samtliga KF-ledamöter och ersättare.
• Ola Öberg, avdelningschef för miljö, mark o vatten redovisade vad som hittills har hänt i ärendet om oljeutsläppet i Braån, Svalövs kommun.
• Information om ordförandes svar till Klippans kommun.
• Samtliga medlemskommuner har fattat beslut om ny förbundsordning.
• Höjning av taxor fr om 1 april 2024 – Samtliga kommuner har beslutat om godkännande.
• Miljöinspektör Lars-Olof Strand informerade om den nuvarande tidsplanen vad gäller åtgärder längs Söderåsbanan - Lommabanan
• Avdelningscheferna Ola Öberg och Helena Hager-Enert berättade i korthet om pågående ärenden:
  • Asfaltverk på fastigheten Mölletofta 1:23
  • KG-Hanssons Handelsträdgård, Svalöv
  • Skrotbilsärendet i Perstorp
  • Fastighetstillsyn – Kupolen fastigheter i Perstorp
    

Direktionens beslut

Direktionen godkänner redovisningen av delegationsbeslut tagna 2024-01-18 - 2024-03-18.

Besluten finns redovisade i bilaga som förvaras i pärm på Söderåsens miljöförbund. Redovisningen har meddelats direktionens ledamöter och ersättare i samband med kallelsen.

Ärendebeskrivning

Direktionen har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande, miljöchef med möjlighet till vidaredelegering enligt beslut. Besluten ska redovisas på nästkommande direktionsmöte. Redovisningen innebär inte att det ankommer på direktionen att ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot får direktionen återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som har beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut.

Direktionens beslut

Informationen noteras och läggs till handlingarna.