Direktionens protokoll 4 februari 2025

Söderåsens Miljöförbund, Storgatan 50 C, Klippan kl 08.30

Beslutande:

William Garpenholm (VF)

vice ordf. Agneta Sörensson (M)

Tonny Svensson (M)

Jan Zielinski (S)

Kerstin Gustafsson-Andersson (C)

Theresa Rosbäck (M) Ordf.

Rickard Andersson (SD)

tjg.ersättare Arne Silfvergren (S)

Ej tjänstgörande:

Robert Larsson (KD)

Torbjörn Ekelund (L)

Kent Lodesjö (S)

Ida Blomberg (SD)

Conny Törnkrantz (SD)

Gunnar Edvardsson (KD)

Deltagande:

Charlotte Leander, miljöchef

Suzanne Eckerström, sekreterare

Helena Hager Enert, avd.chef Livsmedel o åldersbegr.varor & Hälsoskydd

Ola Öberg, avdelningschef Miljöskydd, Mark & Vatten

Ann-Kristine Nilsson, energi- och klimatrådgivare/miljöinspektör § 5

Lars-Olof Strand, miljöinspektör § 5

Utses att justera:

Kerstin Gustafsson-Andersson (C)

Justeringens plats:

Fredag den 7 februari 2025, kl 12.00 - Digital justering

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på förbundets hemsida.

Organ: Direktionen för Söderåsens Miljöförbund

Sammanträdesdatum: 4 februari 2025

Datum då anslaget sätts upp: 7 februari 2025

Datum då anslaget tas ner: 1 mars 2025

Förvaringsplats för protokollet: Miljöförbundets arkiv

Underskrift: Suzanne Eckerström

Direktionens beslut

Kerstin Gustafsson-Andersson (C) utses att justera dagens protokoll. Protokollet justeras fredag den 7 februari 2025, kl 12.00.

Direktionens beslut

Dagordningen godkänns.

Direktionens beslut

Direktionen beslutar att godkänna den ekonomiska uppföljningen för januari – december 2024 och lägga den till handlingarna.
Direktionen beslutar att översända redovisningen från förvaltningen till medlemskommunerna. Direktionen konstaterar att medlemskommunerna har avvisat förbundets begäran om engångsbelopp.

Beskrivning av ärendet

Direktionen ska för varje år fastställa mål och budget för nästkommande år samt flerårsbudget.
Direktionen antog budget för år 2024 vid sitt sammanträde den 12 december 2023 § 84.

Preliminärt resultat 2024

Intäkter i stort, större avvikelse

• Minskade intäkter på 912 tkr.
• Främst inom miljö- och hälsoskyddsområdet där vi ser att övergången till efterdebitering hittills har haft en negativ påverkan och där vi nu räknar ner prognosen för helåret. Även att förbundet besvarar remisser som endast kan skattefinansieras har en viss undanträngande effekt på intäktsprognosen samt några ärenden som tagit mycket resurser i anspråk som i stor utsträckning skattefinansieras.
• Inom livsmedelsområdet har god efterlevnad hos många livsmedelsföretag, gjort att dessa omklassats vilket minskat förbundets intäkter.
• Därtill ser sannolikt också förbundet en effekt av att vi har haft personalomsättning.

Kostnader i stort, större avvikelse

• Minskade kostnader 1 233 tkr.
• Det handlar främst om minskade personalkostnader.
• Minskade utbildningskostnader och resekostnader.
• Finansiella poster (ränteintäkter och osäkra fodringar).

Det preliminära resultatet för helåret visar på ett positivt resultat, på + 355 tkr, vilket är en positiv budgetavvikelse med 321 tkr från budgetmålet på + 34 tkr.

Underlag

Tjänsteutlåtande daterat 2025-01-24.

Expediering

Beslutet skickas till: Medlemskommunerna för kännedom

Direktionens beslut

Direktionen beslutar att godkänna utförd uppföljning av intern kontroll för 2024 och lägger resultatet till handlingarna.

Beskrivning av ärendet

Direktionen ska för varje år besluta om intern kontroll för förbundets verksamhet. Beslut om intern kontroll för år 2024 fastställdes vid direktionens sammanträde den 12 december 2023. Under året har Miljöförbundet genomfört kontroll enligt beslutat internkontrollprogram. Resultat från kontrollen visar på avvikelser inom tre av sex riskområden, för övriga områden har kontrollen inte visat på några avvikelser. Resultatet av kontrollen framgår av bifogad redovisning.

På följande områden framkom brister:

Våra intäkter reduceras om inte utförd tid faktureras

Kontroll av att handläggare utför korrekt tidredovisning i Vision.

Vid avslut av ärende med debitering eller vid deldebitering har samtliga avgiftsbeslut stämts av mot antalet timmar inlagda på ärendet samt timmar i fakturaunderlaget. Vid avvikelse har handläggare/avdelningschef kontaktats för genomgång. En del avvikelser har påträffats och det vanligaste felet har varit att totalsumman inte stämt. Detta beror på att vi i många ärenden behövt räkna ut kostnaden med hjälp av 2 eller 3 taxor.

Risk att vi har bortglömda eller gamla ärenden

Kontroll av aktiva ärenden som är äldre än tre år samt vilande ärenden som är äldre än 5 år.

Miljöförbundet utförde under våren 2024 ett stort arbete på hela kontoret med att avsluta och rensa bort ärenden som var äldre och vilande. En ny rutin skapades för att hantera ärenden och fortare få dem till avslut samt att inte använda statusen vilande. Kontrollen visar att det fortfarande är en del äldre ärenden kvar. En del är bara att avsluta och andra hålls öppna på grund av att vi väntar på dom/beslut från annan instans eller att det är någon annan myndighet som driver ärendet och vi lägger in handlingar efterhand vi får in dem (ex. förorenade områden).

Brist avseende rutiner kring överprövning

Kontroll av att överklagade beslut skickas vidare inom fem kalenderdagar.

Intern kontroll har utförts genom granskning av alla beslut som överklagats och där rättidsprövning skett. De flesta har skickats vidare inom stadfäst tidsgräns, men 7 ärenden av 60 ärenden har tagit längre tid.

Underlag

Tjänsteutlåtande med bilaga daterat 2025-01-24.

Bilaga

Redovisning.

Direktionens beslut

Direktionen noterar informationen och lägger den till handlingarna.

Ärendebeskrivning

• Energirådgivning – Information om resultat 2024 och plan för 2025
• Hälsoskydd - Bostadsklagomål i Perstorp Stjärnan/Kupolen
• Hembygdsföreningen i Klippan – Nu registrerade som livsmedelsverksamhet
• Skrotbilsärendet i Perstorp – Lägesrapport
• Svevia asfaltverk – Mölletofta 1:23 – Lägesrapport
• Tillståndsansökan NCC - Bergtäkt Bjärsgård 3:39

Direktionens beslut

Direktionen godkänner redovisningen av delegationsbeslut tagna 2024-11-29 – 2025-01-20.

Besluten finns redovisade i bilaga som förvaras i pärm på Söderåsens miljöförbund. Redovisningen har meddelats direktionens ledamöter och ersättare i samband med kallelsen.

Ärendebeskrivning

Direktionen har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande, miljöchef med möjlighet till vidaredelegering enligt beslut. Besluten ska redovisas på nästkommande direktionsmöte. Redovisningen innebär inte att det ankommer på direktionen att ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot får direktionen återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som har beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut.

Direktionens beslut

Informationen noteras och läggs till handlingarna.