Direktionens protokoll 8 november 2022

Sessionssalen, Klippans kommunhus, Trädgårdsgatan 12.

Beslutande:

Liselott Ljung (S) Tjg. ersättare

Bengt Jarring (KD)

Jörgen Johnsson (M)

Torbjörn Ekelund (L) ordf

Kent Lodesjö (S) Tjg. ersättare

Krister Olsson (S)

Åsa Edvardsson (SD)

Magnus Håkansson (KD) v.ordf

Catharina Tann-Silversand Tjg.ersättare

Stefan Svensson (SD)

Ej tjänstegörande;

Sven Ingvar Blixt (-) fr o m § 59

Agneta Sörensson (M)

Oscar Einarsson (SD)

Per-Uno Nilsson (M)

Irena Långberg (MP)

Deltagande:

Charlotte Leander, miljöchef

Suzanne Eckerström, sekreterare

Helena Hager Enert, avdelningschef Livsmedel o åldersbegränsade varor

Kenneth Kallin, avdelningschef Miljö- och hälsoskydd

Utses att justera:

Liselott Ljung (S)

Justeringens plats:

Söderåsens miljöförbund, tisdag den 15 november 2022, kl 10.00.

Sekreterare:

Suzanne Eckerström

Ordförande:

Torbjörn Ekelund

Justerare:

Liselott Ljung

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på förbundets hemsida.

Organ: Direktionen för Söderåsens Miljöförbund

Sammanträdesdatum: 2022-11-08

Datum då anslaget sätts upp: 2022-11-15

Datum då anslaget tas ner: 2022-12-07

Förvaringsplats för protokollet: Miljöförbundets arkiv

Underskrift: Suzanne Eckerström

Direktionens beslut

Liselott Ljung (S) utses att justera dagens protokoll. Protokollet justeras tisdag den 15 november 2022, kl 10.00.

Direktionens beslut

Dagordningen godkänns.

Direktionens beslut

Direktionen beslutar att godkänna den ekonomiska uppföljningen för januari – oktober 2022 och lägga den till handlingarna.

Direktionen beslutar att översända redovisningen från förvaltningen till medlems­kom­munerna.

Beskrivning av ärendet

Bakgrund

Miljöförbundet har under hösten 2021 haft stora per­sonal­avgångar. Miljö­för­bundet har inte kunnat rekrytera personal då det under en period funnits en förväntan från med­­lems­kom­mun­er­na att miljö­för­bundet inte rekryterade personal i avvaktan på be­slut om kommuns eventuella utträde ur kommunalförbundet. Anställnings­stopp­et har sedermera hävts under våren 2022.

Budget 2022 samt miljöförbundets verksamhet har inordnats efter begränsade per­sonalresurser och en anpassad budget är antagen av Direktionen den 14 decem­ber 2021 med överskottsmål på +318 tkr.

För att påbörja återställningen av personalresurserna har rekrytering satts i gång un­der slutet av april 2022. Samtidigt har det funnits utmaningar för miljö­förbundet att framstå som en attraktiv arbetsgivare och hitta rätt kompetens. Miljöförbundet be­dömer att det fortsatt under hela 2022 kommer att ha en betydande påverkan på myndighetens tillsynsarbete och effektivitet. Det tidigare rekry­terings­stoppets effekt kan även komma att påverka miljö­förbundet under år 2023. Återupp­bygg­nadsarbetet är en långsiktig process och introduktion av ny personal tar tid och resurser i anspråk som inte kan användas för tillsyn.

Prognos 2022

Debitering av årsavgifter har i stort fullbordats. Detta innebär att företag inom miljöområdet har fått kompensation, motsvarande ca 800 tkr för tillsynsskulden från 2021, enligt budget 2022. Planeringen inom miljöområdet för 2022, med prioritering på årsobjekten, syftar dessutom till att minska risken för att ny till­synsskuld uppkommer under 2022.

Inom livsmedelsområdet kommer tillsynsskulden från 2021 att kvarstå och plan­eras kompenseras först under 2023. Samtidigt tack vare genomförd rekrytering under våren bedöms inte längre någon ny tillsynsskuld uppkomma under 2022.

Intäkter i stort, större avvikelse (totalt minskade intäkter med 80 tkr)

• Ansökan/anmälan miljö- och hälsoskydd, under slutet av 2021 var intäkterna inom några områden bl.a. enskilda avlopp, högre än budgeterat, vilket på­verk­ade budgetarbetet avseende intäkter i budget 2022.
• Nu ser vi färre inkomman­de ärenden än budgeterat, vilket möjligtvis är kopplat till både minskad tillsyn under tidigare pandemi-år samt världsläget och ökade kostnader vid investe­ring­ar. Prognosen visar på ett underskott 400 tkr jämfört med budget (2,25 mkr).
• Tillsyn timdebitering, miljö och hälsoskydd. Miljöförbundets resurser och för­måga att bedriva effektiv egeninitierad timtillsyn är, som en konsekvens av det tidigare anställningsstoppet, begränsad. Fokus ligger dessutom på att i första hand genomföra årsdebiterad tillsyn. Samtidigt har en inhämtning skett under hösten och prognosen har förbättrats sedan föregående uppföljning. Prognosen visar på ett underskott – 1,15 mkr jämfört med budget (2,3 mkr).

Intäkterna från timtillsyn livsmedel har också förbättrats markant sedan förra uppföljningen. Prognosen visar på ett överskott 215 tkr jämfört med budget (380 tkr).

Kostnader i stort, större avvikelse (totalt ökade kostnader med 120 tkr) förbättring med 100 tkr sedan förra uppföljningen

• Köp av tjänst mm, minskade kostnader med 200 tkr jämfört med budget (1,13 mkr).
• Personalkostnader, förutsatt att planerade rekryteringar kan genomföras, ökade kost­nader med 380 tkr jämfört med budget (16,55 mkr).
• Utbildningskostnader mm, minskade kostnader med 200 tkr jämfört med budget (570 tkr).
• Befarade kundförluster, ökade kostnader 200 tkr jämfört med budget (50 tkr).
• Övriga främmande tjänster, ökade kostnader med 150 tkr jämfört med budget (1,0 mkr).

Med de utmaningar som funnits kring planering och utförande av miljöförbundets myn­dighetsutövning, främst tillgången till personal­ särskilt med erfarenhet, har för­utsägelser av avvikande årsutfall jämfört med budget på både kostnads och in­täkts­sidan tidigare inte varit helt lätta att göra. Nu ser miljöförbundet dock tydligt efter oktober månads uppföljning, att genomförda nya rekryteringar har börjar ge effekt och att inhämtning på intäktssidan under hösten har varit möjlig.

Det prognostiserade resultatet för helåret visar på ett positivt resultat på +146 tkr, vilket är en negativ budgetavvikelse med 172 tkr från budgetmålet på + 318 tkr.

Underlag

Tjänsteutlåtande daterat 2022-11-02.

Expediering

Beslutet expedieras till Medlemskommunerna

Direktionens beslut

Direktionen beslutar att godkänna utförd uppföljning av intern kontroll och lägger resultatet till handlingarna.

Beskrivning av ärendet

Direktionen ska för varje år besluta om intern kontroll för förbundets verksamhet. Beslut om intern kontroll för år 2022 fastställdes vid direktionens sammanträde den 9 november 2021. Under året har Miljöförbundet genomfört kontroll enligt beslutat internkontrollprogram. Resultat från kontrollen visar på mindre avvikelser inom fem av åtta riskområde, för övriga områden har kontrollen inte visat på några avvikelser. Resultatet av kontrollen framgår av bifogad redovisning.

På följande områden framkom brister:

Våra intäkter reduceras om inte utförd tid faktureras

Vid skapande av debitering samt vid avslutande av ärende kontrollerar expeditionen alltid antalet debiterade timmar kontra inlagd tid på ärendet. Under 2022 har fyra avvikelser noterats vid kontrollen.

Företagen får inte tillsyn som de betalat för

Följande punkter kontrollerades:

Verksamheternas betalda timmar mot registrerad tid i Vision.

Resultat: Svårt att kontrollera då många objekt fått reducerad avgift 2022. Många objekt ser ut att ha fått mer tid än betalt, vilket blir en naturlig effekt av avgiftsnedsättningen.

Tillsynsplaneringen i Vision.

Resultat: Kontrollen påvisar 5 avvikelser i uppföljning och uppdatering av tillsynsplaneringen i Vision, vilket är en klar förbättring jämfört med 2021 då 11 avvikelser påvisades. Avdelningschefer är informerade.

Kontroll att avgiftskoder i Vision stämmer överens med utskickat klassningsbeslut.

Resultat: Kontrollen påvisar 2 st avvikelser. Avgiftskod inlagd i Vision stämmer inte med utskickade beslut. Nya beslut skickas ut.

Brist avseende rutiner kring kommunicering, juridiskt

Totalt har förbundet fått återkoppling på 113 överprövade ärenden, vissa prövade i flera instanser några till högsta instans. Av dessa 113 ärenden har överprövningen inte på något sätt i 96 fall påverkat utfallet. Sammanlagt har miljöförbundet fått 17 beslut ändrade i något avseende, varav 8 med hänvisning till förvaltningsfel. Av dessa 8 berör endast 1 brister kring kommunicering. Bristen var att en granne inte getts tillfälle att yttra sig.

Brist avseende rutiner kring överprövning

Brist avseende rutiner kring överprövning 2022. Intern kontroll har utförts genom granskning av alla beslut som överklagats och där rättidsprövning skett. De flesta har skickats vidare inom tidsgränsen 5 dagar, men vissa har tagit mer tid.

Brist på personalresurser, räcker inte till för att handlägga och avsluta ärenden

Ärenden med tidsgränser har följts upp, dock var tredje månad istället för varannan. Resultatet visar att det stora flertalet av alla ärenden hanteras inom de tidsgränser som är målen. Dock finns det inom något arbetsområde förbättringspotential.

Underlag

Tjänsteutlåtande daterat 2022-11-01.

Ärendegång

Stefan Svensson (SD) yrkar på ändring enligt Per-Uno Nilssons (M) förslag om att kalla rubriken Intern kontroll 2021/2022. En redaktionell ändring av rubriken gjordes.

Direktionens beslut

Direktionen föreslås besluta att anta förslag till internkontroll 2022/2023.

Beskrivning av ärendet

Direktionen ska för varje år besluta om internkontroll för miljöförbundets verksamhet. Som underlag, inför beslut om intern kontroll, finns en risk- och sårbarhetsanalys.

Ett omsorgsfullt arbete med att ta fram risk- och sårbarhetsanalys har genomförts och för­ankrats i miljöförbundets förvaltning under våren 2021. Direktionen beslutade den 5 maj 2021 att godkänna risk- och sårbarhetsanalys för Söderåsens miljöförbund och lägga den till grund för framtagande av internkontroll för år 2022.

Risk- och sårbarhetsanalysen från förra året har efter aktualitetsgranskning, fortsatt bedömts vara aktuell och kan ligga till grund för föreslagen internkontroll för år 2023.

Följande risker föreslås kvarstå för kontroll

• Våra intäkter reduceras om inte utförd tid faktureras
• Företagen inte får tillsyn som de betalat för
• Risk att godkännande sker utan attesträtt
• Risk att representation sker utan stöd i reglementet
• Brist avseende rutiner kring kommunicering, juridiskt
• Brist avseende rutiner för överprövning
• Brist på personalresurser, räcker inte till för att handlägga och avsluta ärenden

Avseende riskområde ”Brist på personalresurser, räcker inte till för att handlägga och avsluta ärenden”, där kontroll av tidsgränser utförs. Föreslås att frekvensen ändras från 6 gånger per år till 4 gånger per år.

Underlag

Tjänsteutlåtande daterat 2022-11-01.

Direktionens beslut

Direktionen godkänner förslag till revidering av delegeringsordning.

Beskrivning av ärendet

Den 1 augusti 2022 trädde den nya lagen om tobaksfria nikotinprodukter i kraft. Lagstiftarna har beslutat att kommunerna är ansvariga för att handlägga och utföra tillsyn. Tillsynsansvar enligt den nya lagen kräver direktionsbeslut i varje ärende, eller att detta delegeras ner till tjänstemännen.

Söderåsens miljöförbunds delegeringsordning, beslutad den 11 juni 2019 § 70, föreslås revideras med följande tillägg:

2.13 Beslut inom tobaksfria nikotinprodukter

Underlag

Tjänsteskrivelse daterad 2022-11-08

Ärendegång

Liselott Ljung (S) yrkar bifall till beslutet.

Direktionens beslut

Direktionen beslutar i enlighet med beredningens förslag.

Ärendebeskrivning

Föreligger förslag från beredningen till sammanträdesdatum under 2023.

Konstituerande sammanträde med ny direktion 2022-12-29

*utökad beredning

Direktionens beslut

Direktionen noterar informationen och lägger den till handlingarna.

Ärendebeskrivning

• Charlotte Leander presenterade NKI-läget just nu – löpande information varje möte. Svalövs resultat diskuterades.
• Charlotte Leander redogjorde för personalläget på miljöförbundet samt plan för rekrytering. Denna punkt tas bort från direktionens kallelse fr o m nu, punkten återkommer om det blir annat läge.
• Löpande information om Bjuvs kommuns ev utträde ur miljöförbundet samt att ordf. Torbjörn Ekelund informerade om genomfört medlemssamråd 2022-10-28.
• Helena Hager-Enert berättade om den pågående processen angående Nelfabs stämningsansökan mot miljöförbundet.

Direktionens beslut

Direktionen godkänner redovisningen av delegationsbeslut tagna 2022-09-24 - 2022-10-26.

Besluten finns redovisade i bilaga som förvaras i pärm på Söderåsens miljöförbund. Redovisningen är utskickad till direktionens ledamöter och ersättare.

Ärendebeskrivning

Direktionen har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande, miljöchef med möjlighet till vidaredelegering enligt beslut. Besluten ska redovisas på nästkommande direktionsmöte. Redovisningen innebär inte att det ankommer på direktionen att ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot får direktionen återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som har beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut.

Direktionens beslut

Informationen noteras och läggs till handlingarna.

Direktionens beslut

Förvaltningen ges i uppdrag att återkomma med förslag till justerad policy angående fjäderfä.

Ärendebeskrivning

Stefan Svensson (SD) ställde frågor om ett ärende gällande hållande av fjäderfä. Stefan Svensson (SD) yrkar därefter på att förvaltningen ges i uppdrag att se över och återkomma med förslag till justerad policy angående fjäderfä, bl a gällande datum och anmälan till Jordbruksverket.