Direktionens protokoll 22 mars 2022
Protokoll från direktionens sammanträde den 22 mars 2022.
Tid och plats
Regnbågen, Folkets Hus, Klippan kl 08.30 - 11.15.
Närvarande
Beslutande:
Lars Karlsson (S)
Bengt Jarring (KD)
Jörgen Johnsson (M)
Torbjörn Ekelund (L) ordf
Christer Persson (M)
Krister Olsson (S)
Åsa Edvardsson (SD)
Magnus Håkansson (KD) v.ordf
Valter Titusson (S)
Stefan Svensson (SD)
Ej tjänstegörande;
Sven Ingvar Blixt (-)
Agneta Sörensson (M)
Kent Lodesjö (S)
Conny Törnkrantz (SD)
Catharina Tann (S)
Per-Uno Nilsson (M)
Irena Långberg (MP)
Deltagande:
Charlotte Leander, miljöchef
Suzanne Eckerström, sekreterare
Helena Hager-Enert, t.f avd.chef Livsmedel och åldersbegränsade varor
Justering
Utses att justera:
Christer Persson (M)
Justeringens plats:
Söderåsens miljöförbund, torsdag den 31 mars 2022 kl 15.15
Sekreterare:
Suzanne Eckerström
Ordförande:
Torbjörn Ekelund
Justerare:
Christer Persson
Anslag/Bevis
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på förbundets hemsida.
Organ: Direktionen för Söderåsens Miljöförbund
Sammanträdesdatum: 2022-03-22
Datum då anslaget sätts upp: 2022-03-31
Datum då anslaget tas ner: 2022-04-22
Förvaringsplats för protokollet: Miljöförbundets arkiv
Underskrift: Suzanne Eckerström
§10 Val av justerare
Direktionens beslut
Christer Persson (M) utses att justera dagens protokoll. Protokollet justeras torsdag den 31 mars 2022 kl 15:15.
§11 Godkännande av dagordning
Direktionens beslut
Dagordningen godkänns.
§12 Årsredovisning 2021
Direktionens beslut
Direktionen godkänner årsredovisningen för år 2021 som översändes till revisionen för granskning och till medlemskommunerna för kännedom.
Beskrivning av ärendet
Söderåsens miljöförbund har under året fortsatt att fokusera på verksamhetsutveckling och effektivisering. Samtidigt har miljöförbundet förlorat mycket personal under hösten 2021 vilket påverkat både tillsynskapaciteten och möjligheten till utveckling.
- Det finansiella målet, att förbundet ska ha ett överskott på 1,5 % av omsättningen, har inte uppnåtts. Resultatet hamnar på ett underskott på 278 tkr.
- Livsmedelsgruppen har sett att det är många verksamheter under 2021 som har registrerat sig men inte kunnat starta pga. att de saknar inventarier, material eller reservdelar till maskiner. Detta har identifierats bero på pågående pandemi och det svåra läget med transporter till Europa.
- Livsmedelsgruppen har även sett att många verksamheter som registrerat sig under 2021 och fått kontroll haft genomgående mycket brister vad gäller kunskap vilket gör att verksamheterna får många avvikelser i hantering och livsmedelssäkerhet. Ärendena blir långdragna och beslut om åtgärder riktas mot verksamheterna.
- Under 2020 påbörjade EU en nationell revision av ABP-kontrollen, där miljöförbundet representerade den lokala kontrollmyndigheten för animaliska biprodukter inom primärproduktionen. Av revisionsrapporten från 2021 framgår att miljöförbundet har fått en anmärkning, som delas med övriga svenska kontrollmyndigheter inom området. Anmärkningen gäller planering av kontrollerna utifrån relevanta risker.
- Våren 2021 har projektet Fastighetsägarens egenkontroll genomförts i Klippans kommun. Tillsynen har visat att det generellt råder ett gott boendeklimat och att de boende överlag var nöjda med sin boendesituation och hyresvärd.
- Arbetet med avloppsansökningar har fortgått kontinuerligt och tagit i anspråk en stor del av personalresurserna inom avloppsgruppens. För hela år 2021 beräknades att miljöförbundet skulle få in 110 avloppsansökningar samt anmälningar, men har totalt fått in 165 st. Eftersom dessa ärenden har hög prioritet har miljöförbundet behövt bortprioritera annan tillsyn.
- Miljöförbundet utför mätning av bakgrundsstrålningen i samtliga fem medlemskommuner enligt Strålsäkerhetsmyndighetens anvisningar. Mätningen görs var sjunde månad. Den första av årets två mätningar gjordes i april och den andra i november. Vid de båda mätningarna uppmättes normala värden på samtliga 10 mätpunkter.
- Under den senare delen av 2021 har det inom Energi- och klimatrådgivningen (EKR) märkts en uppgång av inkommande rådgivningssamtal och e-post. Mycket beroende på de höga elpriserna, vilket ökat incitamenten för att genomföra energibesparande åtgärder, såväl för företag och föreningar som privatpersoner. Under hösten har EKR även kontaktats av massmedia vid ett par tillfällen för att komma med råd och tips om hur man kan hålla nere energianvändningen. Solceller och värmepumpar är fortfarande de största frågorna, men under den senaste tiden har åtgärder för att effektivisera direktverkande el efterfrågats i högre grad än tidigare.
Sammanfattningsvis har Covid-19 fortsatt haft betydelse för hur tillsynen har kunnat bedrivas under 2021, men störst betydelse för verksamhetens resultat har den under hösten uppkomna personalresursbristen haft.
Underlag
Tjänsteskrivelse daterad 2022-03-02.
Bilaga
Årsredovisning 2021 med bilagor.
Expediering
Beslutet skickas till: Revisorerna för Söderåsens miljöförbund samt till medlemskommunerna.
§13 Budgetram 2023
Direktionens beslut
Direktionen beslutar att godkänna budgetramen för 2023 samt översända förslag till mål och budgetram för år 2023 till medlemskommunerna för samråd.
Beskrivning av ärendet
Direktionen ska för varje år fastställa mål och budgetram för nästkommande år. Innan beslut ska förslaget översändas till medlemskommunerna för samråd.
Budgetramen är baserad på förslag till intern budget 2022 och flerårsbudget 2023-2024 som antogs av direktionen 2021-12-14 § 88.
Mycket är oklart kring miljöförbundets framtida organisation och huruvida en kommun kommer att lämna förbundet. Miljöförbundet vet inte hur stora intäkter kan förväntas att vara, varken från medlemsbidraget (från fyra eller fem kommuner) eller tillsynsintäkter från fyra eller fem kommuner. Inte heller vet miljöförbundet hur mycket personal som kommer att arbeta i förbundet framöver. Detta påverkar arbetat med rambudgeten och det är inte möjligt att dagsläget göra en mer detaljerad rambudget.
Förslaget till rambudget beräknas därför med utgångspunkt i rambudget 2022. Justeringar kommer att ske i samband med arbetet med detaljbudget, när mer kunskap förhoppningsvis finns tillgängligt.
Övergripande mål för 2023
- Miljöförbundet skall verka för en hållbar utveckling, både i sin roll som stöd åt medlemskommunerna och i sin myndighetsroll
- Tillsynen skall vara riskbaserad och främst vara förebyggande
- Förbundet skall inom medlemskommunerna bedriva en effektiv, rättvis och rättssäker myndighetsutövning. Verksamheten skall kännetecknas av kunskap, tydlighet och ett gott bemötande.
Mål för personal 2023
- Förbundet skall vara en arbetsplats där personalen trivs och känner stolthet över det vi presterar. Gemenskap, trygghet och arbetsglädje är grunden för ett gott arbete.
- Alla medarbetare skall ges möjlighet till utveckling
Finansiellt mål 2023
- Avgifter (timtaxan) för kontroll och tillsyn ska uppnå full kostnadstäckning.
- Överskottmålet på 1,5% av omsättningen ligger kvar till dess ny förbundsordning antas.
Budgetram 2023
- Budgetram för 2023 beräknas på en omsättning av 24,6 mkr.
- Ökad K-faktor med 2,9 % (beräknad PKV index 2023)
- Medlemsbidrag med 157 kr/invånare, ökat invånarantal med 100 personer/kommun.
Underlag
Tjänsteskrivelse daterad 2022-03-09.
Bilaga
Budgetram 2023.
Expediering
Beslutet skickas till: Medlemskommunerna
§14 Beslut om underlag för planering av framtida organisation
Direktionens beslut
Direktionen beslutar att uppdraget från 2021-12-14 § 91 pausas. Beslut om att återta uppdraget delegeras till presidieberedningen.
Ärendegång
Lars Karlsson (S) lämnar bifall till beslutet.
§15 Förslag om utredning av efterdebitering av miljöbalkstillsynen
Direktionens beslut
Förvaltningen uppdras att utreda förutsättningarna för att införa efterdebitering av tillsynsavgifter inom miljöbalkstillsynen.
Utredning med förslag till beslut i medlemskommunerna ska återredovisas i direktionen i april 2023.
Beskrivning av ärendet
Flera kommuner har vid medlemssamråd väckt frågan om ”Rättviksmodellen”. I Rättviksmodellen ligger fokus på att etablera en god dialog med de lokala företagen, vilket resulterat i både effektivare tillsynsarbete och ett bättre företagsklimat. Modellen innebär också att avgifter debiteras i efterhand efter genomförd tillsyn och att det finns en transparens kring avgiftens beräkning.
Miljöförbundet har tagit frågan om den goda dialogen och efterdebitering till sig som utvecklingsområden.
Den goda dialogen
Direktionen har gett förvaltningen i uppdrag att analysera kundnöjdheten och även beslutat om en långsiktig plan för att förbättra NKI-värden. Förändringsarbetet, för att öka kundnöjdheten påbörjades under år 2020 och följs upp årligen.
Obligatorisk efterhandsdebitering på livsmedel
Den 14 december 2019 trädde en ny kontrollförordning (EU) 2017/265 i kraft. Miljöförbundets livsmedelstaxa reviderades under 2019 för att anpassas till den nya kontrollförordningen.
Under 2021 har svensk livsmedelslag och svenska förordningar anpassats efter den nya kontrollförordningen. Ändringarna i svensk lag och förordningar innebär en ny avgiftsmodell för Sveriges livsmedelskontroll. Bland annat har en ny avgiftsförordning (2021:176) trätt i kraft den 1 april 2021 och ersatt den tidigare avgiftsförordningen (2006:1166).
I stället för årliga kontrollavgifter kommer efterhandsdebitering efter utförd kontroll bli obligatorisk. Den nya avgiftsförordningen innehåller övergångsbestämmelser till och med utgången av år 2023 och måste börja tillämpas senast den 1 januari år 2024.
Miljöförbundet kommer att helt övergå till efterdebitering inom livsmedelskontrollen från och med 1 januari år 2023.
Utveckling av efterhandsdebitering inom miljöbalkstillsynen
Miljöförbundet ser också att det sannolikt finns fördelar med en övergång till efterhandsdebitering inom miljöbalkstillsynen, även om detta inte är ett lagkrav som inom livsmedelsområdet.
Både pandemin och utmaningarna, i den osäkerhet som en kommuns eventuella utträde ur förbundet gett upphov till, har tydligt visat på risken för att omfattande tillsynsskuld uppkommer. Detta som konsekvens av åtgärder för att minsken risken för smittspridning eller genom beslutat anställningsstopp som lett till personalresursbrist och att tillsynsuppdraget inte av den anledningen kunnat utföras tillfullo. Oavsett upphov har hanteringen av tillsynsskulden varit administrativt besvärlig och minskat miljöförbundets effektivitet. Miljöförbundet bedömer också generellt, att debitering i förskott dessutom kan vara otydligt för företagen kring hur avgiften beräknats och riskerat minskat kundnöjdheten.
Miljöförbundet bör därför utreda frågan om efterhandsdebitering inom miljöbalktillsynen inklusive en riskanalys. Riskanalysen bör behandla frågor om risk för att förbundet får reducerade intäkter, högre krav på personalen att registrera all tid som läggs på direkt och indirekt tillsyn, utmaningen i att våga ta betalt för all tid som vi lägger ner.
Efterdebitering av avgifter kräver stor skicklighet, kurage och effektivitet för att intäkterna ska motsvara intäkterna från årsdebitering. Under flera år har förbundet därför utvecklat sin förmåga till planering och uppföljning av verksamheten. Förbundet har även genomfört förbättringar kring rutiner för tidsredovisning i enskilda ärenden, detta för att kostnaden för tiden inte ska belasta skattekollektivet utan kopplas till rätt ärende. Här har tydliga lagkrav och vägledning under lång tid gjort att livsmedelskontrollen kommit längre och planerar för en övergång till efterhandsdebitering inom livsmedelskontrollen från och med 1 januari 2023.
Miljöförbundet bör utreda förutsättningarna för att införa efterdebitering av tillsynsavgifter inom miljöbalkstillsynen, med målsättningen att kunna genomföra övergång den 1 januari 2024
Utredning med förslag till beslut i medlemskommunerna bör återredovisas till Direktionen i april 2023.
Underlag
Tjänsteskrivelse daterad 2022-03-18.
Ärendegång
Christer Persson (M), Jörgen Johnsson (M), Krister Olsson (S) och Valter Titusson (S) lämnar bifall till beslutet.
Expediering
Beslutet skickas till medlemskommunerna
§16 Kontrollplan för livsmedelskontrollen 2022, Söderåsens miljöförbund
Direktionens beslut
Direktionen för Söderåsens miljöförbund antar förslag till kontrollplan livsmedel för 2022.
Beskrivning av ärendet
Söderåsens miljöförbund är ansvarig kontrollmyndighet för livsmedelskontrollen i kommunerna Bjuv, Klippan, Perstorp, Svalöv och Örkelljunga.
Myndigheter som ansvarar för genomförandet av offentlig kontroll av livsmedel ska upprätta en kontrollplan som omfattar de arbetsuppgifter lagstiftningen kräver samt bemanning för kontrollen. Inriktningen på verksamheten ska framgå samt eventuella prioriteringar. Det ska även finnas en beskrivning av hur planen följs upp och hur verksamheten utvärderas.
Kontrollplanen beskriver hur Söderåsens miljöförbund ska bedriva livsmedelskontrollen under 2022.
Underlag
Tjänsteskrivelse med bilaga – Kontrollplan för livsmedel 2022, daterad 2022-02-15.
§17 Beslut att upphöra med utförande av miljöstrategiskt uppdrag
Direktionens beslut
Direktionen beslutar att Söderåsens miljöförbund upphör med försäljning av tjänst avseende miljöstrategiskt uppdrag i medlemskommunerna.
Beskrivning av ärendet
Söderåsens miljöförbund har under många år sålt timmar för utförande av miljöstrategiskt uppdrag i kommunerna. Både antalet kommuner som avropat tjänsten och uppdragens omfattningar inom varje kommun har varierat över åren.
Miljöförbundets risk- och sårbarhetsanalys lyfter fram att det finns utmaningar i det miljöstrategiska uppdraget
- Efterfrågan på miljöstrategiskt uppdrag varierar i olika kommuner över tid och med kort framförhållning. I många fall köp av små volymer.
- Samtidigt höga förväntningar på leverans och förväntan på hög tillgänglighet med kort framförhållning.
- Miljöförbundet har haft svårighet att möta ett miljöstrategiskt uppdrag med skiftande uppdragsgivare och omfång.
- Svårighet att kombinera miljöstrategiuppdrag/inspektör i samband med nyrekrytering.
- Upplevd stress vid kombinerade uppdrag/"arbetsgivare" gällande inspektör/miljöstrategi.
De medarbetare som haft kombinerade uppdrag, i form av miljöstrategiskt uppdrag i mer än en kommun eller där det miljöstrategiska uppdraget kombinerats med miljöförbundets huvuduppdrag inom tillsyn har uppvisat negativ påverkan och miljöförbundet har haft svårt att säkerställa att man erbjuder en god arbetsmiljö.
Miljöförbundet har under därtill hösten 2021 haft stora personalavgångar. Miljöförbundet har inte kunnat rekrytera personal då det finns en förväntan från medlemskommunerna att miljöförbundet inte rekryterar personal i avvaktan på beslut om kommuns eventuella utträde ur kommunalförbundet.
Miljöförbundet bedömde under hösten 2021 att resursbristen tills vidare varaktigt kommer att bestå under år 2022. Under slutet av år 2021 informerades de kommuner som köpte miljöstrategiskt uppdrag, att förbundet pga personalresursbrist inte längre kunde sälja miljöstrategiskt uppdrag till kommunerna.
Miljöförbundet bedömer både med hänsyn till den akuta personalbristen, den potentiella risken för jäv, likväl som hänsyn tagen till de konstanta utmaningarna som funnits i det miljöstrategiska uppdraget att miljöförbundet, för att framgent kunna skapa effektivitet i verksamheten och säkerställa att man kan ta ansvar för och ha förutsättningar att erbjuda alla medarbetare en god arbetsmiljö, inte längre bör sälja miljöstrategiska tjänster till kommunerna.
Underlag
Tjänsteskrivelse daterad 2022-03-03.
Expediering
Beslutet skickas till medlemskommunerna
§18 Rapport - NKI-resultat 2021
Direktionens beslut
Direktionen godkänner rapporten. Förvaltningen ges i uppdrag att lämna förslag på reviderad plan för ökade NKI-värden. Reviderad plan presenteras på direktionens sammanträde 2022-06-22.
Beskrivning av ärendet
Mätningar av kundnöjdhet sker inom fyra av miljöförbundets fem medlemskommuner. Miljöförbundet har en målsättning att uppnå ett Nöjd-Kund-Index av minst 70. Resultatet har inte nått upp till 70 för flera år. Direktionen antog därför på sitt sammanträde den 5 maj 2020 § 41 en långsiktig plan för att förbättra NKI-värden.
Under år 2021 påbörjade miljöförbundet ett utökat analysarbete och anslöt sig till Sveriges kommuner och regioners webbportal. En första rapport togs fram under våren 2021. Rapporten redovisades på Direktionens sammanträde den 8 juni 2021 § 46, och förvaltningen fick ett nytt uppdrag att återkomma med en rapport av 2021 års resultat i mars 2022.
NKI-värdet för år 2021 hamnar på 61 och målet har inte nåtts. Även svarsfrekvensen har fortsatt minska för andra året i följd. Baserat på resultatet och analysen kan den långsiktiga planen för att förbättra NKI behöva revideras.
Underlag
Tjänsteskrivelse med bilaga, rapport analys NKI-resultat under 2021. daterad 2022-03-14
Expediering
Beslutet skickas till medlemskommunerna
§19 Information från förvaltningen
Direktionens beslut
Direktionen noterar informationen och lägger den till handlingarna.
Ärendebeskrivning
- Charlotte Leander presenterar en PowerPoint med information om personalläget på miljöförbundet samt plan för rekrytering.
- Charlotte Leander informerar om att förbundet i nuläget kommer att stämma av rutinerna för tillsyn på flyktingboende.
- Torbjörn Ekelund ger en förhandsinformation om kommande revisionsrapport för årsredovisningen 2021.
Ärendegång
Bengt Jarring (KD) lämnar bifall och tackar för informationen.
§20 Redovisning av delegationsbeslut 2022-01-20 – 2022-03-01
Direktionens beslut
Direktionen godkänner redovisningen av delegationsbeslut tagna 2022-01-20 - 2022-03-01.
Besluten finns redovisade i bilaga som förvaras i pärm på Söderåsens miljöförbund. Redovisningen är utskickad till direktionens ledamöter och ersättare.
Ärendebeskrivning
Direktionen har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande, miljöchef med möjlighet tillvidaredelegering enligt beslut. Besluten ska redovisas på nästkommande direktionsmöte. Redovisningen innebär inte att det ankommer på direktionen att ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot får direktionen återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som har beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut.
§21 Meddelanden 2022-01-20 – 2022-03-01
Direktionens beslut
Informationen noteras och läggs till handlingarna.
Sidinformation
- Senast uppdaterad:
- 10 oktober 2023